Il processo prima dello strumento.
Un progetto ERP che parte dallo strumento parte dal punto sbagliato. Si sceglie un software, poi si piega il mestiere per farcelo entrare. Il metodo giusto parte dal processo. Lo si descrive come dovrebbe essere, senza alcuno strumento in mente. Lo si confronta con la realtà dell'azienda. Il bisogno nasce da questo confronto, non da un capitolato ricopiato.
I processi, da un capo all'altro
Ecco i processi di un'azienda che lavora su commessa, dalla vendita alla chiusura. Otto domini, e come si concatenano.
Inquadrare la commessa
Commerciale
Dall'opportunità all'ordine, un flusso di commesse redditizio.
›Distinta base
Il perno tecnico, riutilizzabile da una commessa all'altra.
Realizzare
Acquisti
Assicurare margine e tempi con acquisti controllati.
›Acquisti a valle
Pagare solo ciò che è realmente dovuto, al momento giusto.
›Gestione ore
Il tempo reale per commessa e attività.
Controllo di commessa
Padroneggiare il margine, dal budget alla chiusura. Attraversa tutta la catena.
Quadro analitico comune
La commessa come oggetto primario, l'attività portata dal task.
Tre tempi. Si inquadra la commessa, la si realizza, poi la si fattura e contabilizza. Il controllo di commessa attraversa tutto, dal budget alla chiusura. Il quadro analitico è la base: tutto si legge per commessa e per attività. Ogni dominio si dispiega in un albero degli obiettivi, dal generale al più fine. Apri una scheda per vedere il dettaglio.
Otto alberi degli obiettivi
Ogni dominio, dal generale all'obiettivo più fine. Ogni livello dettaglia il precedente per obiettivo perseguito.
Commerciale
Dall'opportunità all'ordine
Sviluppare un flusso di commesse redditizio e duraturo.
Conoscere tutte le opportunità
- Definire mercati target e proposta di valore
- Identificare i conti target
- Captare i segnali a monte
- Centralizzare ogni opportunità
Mirare alle commesse di valore
- Qualificare il bisogno
- Valutare l'attrattività
- Decidere Go o No-Go
- Dare priorità alla pipeline
Rispondere bene e in fretta
- Confermare e cadenzare
- Capire in profondità
- Costruire un'offerta professionale
- Mobilitare le competenze giuste
Preventivare giusto, restare competitivi
- Strutturare la preventivazione
- Adattare la logica alla prestazione
- Affidabilizzare i costi
- Coprire i rischi
- Costruire il prezzo di vendita
- Validare prima dell'invio
Concludere e assicurare l'ordine
- Presentare e difendere l'offerta
- Negoziare entro limiti definiti
- Sollecitare con metodo
- Assicurare l'ordine
- Trasferire pulito alla delivery
Fidelizzare e capitalizzare
- Seguire la relazione dopo l'ordine
- Individuare i bisogni ricorrenti
- Trasformare le vittorie in referenze
- Capitalizzare il know-how
Pilotare con i dati
obiettivo trasversaleDistinta base
Il perno tecnico della commessa
Strutturare ogni commessa attorno a una distinta base unica e affidabile, riutilizzabile da una commessa all'altra, che alimenta preventivazione, acquisti ed esecuzione senza re-inserimento.
Strutturare il prodotto
- Scomporre in livelli
- Distinguere produrre o acquistare
- Collegare i dati tecnici
- Mantenere una struttura omogenea
Normalizzare e codificare
- Codificare gli articoli
- Tenere un'anagrafica strutturata
- Evitare i duplicati
- Distinguere standard e specifico
Riutilizzare e capitalizzare
- Costituire una libreria di moduli
- Riutilizzare i componenti noti
- Arricchire a ogni commessa
- Misurare il riutilizzo
Costruire al momento giusto
- Distinta stimata al preventivo
- Distinta definitiva poi
- Nessuna ricostruzione
- Tracciare il passaggio
Padroneggiare le evoluzioni
- Versionare
- Gestire le modifiche
- Gestire le varianti
- Congelare una versione di riferimento
Alimentare tutta la catena
- Verso la preventivazione
- Verso gli acquisti
- Verso l'esecuzione
- Senza re-inserimento
Governare l'anagrafica
obiettivo trasversaleAcquisti
Dal bisogno all'ordine fornitore
Assicurare margine e tempi delle commesse con acquisti controllati, affidabili e capitalizzati.
Tradurre fedelmente il bisogno
- Partire dalla distinta base
- Calcolare il fabbisogno netto
- Congelare e tracciare il bisogno
- Normalizzare gli articoli
Acquistare al giusto costo
- Mettere in concorrenza
- Appoggiarsi a un albo qualificato
- Aggregare i volumi
- Arbitrare sul valore
Assicurare i tempi
- Anticipare
- Monitorare i tempi
- Sollecitare e allertare
- Gestire gli imprevisti
Padroneggiare qualità e rischio fornitore
- Qualificare i fornitori
- Controllare al ricevimento
- Gestire gli scostamenti
- Ridurre la dipendenza
Affidabilizzare la spesa
- Ordinare in modo pulito
- Riscontro a tre livelli
- Gestire gli scostamenti di fattura
- Assicurare il benestare al pagamento
Capitalizzare e aggregare
- Tenere anagrafiche pulite
- Alimentare una base prezzi
- Misurare la performance fornitori
- Aggregare a livello gruppo
Pilotare con i dati
obiettivo trasversaleAcquisti a valle
Ricevimento, fattura, pagamento
Pagare solo ciò che è realmente dovuto, al momento giusto, mettendo in sicurezza ricevimento, spesa e tesoreria.
Ricevere correttamente
- Controllare quantità e qualità
- Collegare a ordine e commessa
- Gestire gli scostamenti
- Tracciare l'entrata
Controllare la spesa
- Riscontro a tre livelli
- Gestire gli scostamenti
- Dare il benestare al pagamento
- Inquadrare la spesa senza ordine
Pagare al momento giusto
- Tenere lo scadenzario fornitori
- Ottimizzare il momento del pagamento
- Preparare la distinta di pagamento
- Abbinare il pagamento
Padroneggiare scorte e lavori in corso
- Tenere una vista unica delle scorte
- Valorizzare
- Alimentare il fabbisogno netto
- Seguire i lavori in corso
Mettere in sicurezza e prevenire la frode
- Separare i compiti
- Controllare le coordinate bancarie
- Rilevare i duplicati
- Tracciare e verificare
Pilotare debito e tesoreria
- Misurare i giorni di pagamento
- Seguire il debito per scadenza
- Prevedere le uscite
- Equilibrare
Conformità e governance
obiettivo trasversaleGestione ore
Il tempo speso, per commessa e attività
Conoscere il tempo realmente speso per commessa e attività, in modo affidabile e senza attrito, per controllare i costi, pilotare il carico e capitalizzare.
Inserire in modo semplice e regolare
- Inserimento accessibile
- Inserimento frequente
- Inserimento guidato
- Coprire i tempi utili
Imputare al livello giusto
- Per commessa
- Per attività
- Per lotto o task
- Forfait e fuori forfait
Collegare a preventivo e budget
- Riprendere la struttura del preventivo
- Seguire il consumo
- Allertare sugli sforamenti
- Misurare lo scostamento
Pilotare carico e capacità
- Conoscere la disponibilità
- Pianificare il carico
- Anticipare i colli di bottiglia
- Arbitrare
Validare e affidabilizzare
- Validazione del responsabile
- Controllare la coerenza
- Chiudere i periodi
- Tracciare le correzioni
Capitalizzare
- Alimentare la base costi
- Migliorare i preventivi
- Costruire dei rapporti
- Misurare l'affidabilità
Governare
obiettivo trasversaleFatturazione
Dall'ordine all'incasso
Trasformare il valore consegnato in liquidità, in fretta e senza perdite: fatturare al momento giusto e senza errori, recuperare con metodo, incassare e riconciliare in modo pulito.
Fatturare al momento giusto
- Piano di fatturazione per commessa
- Giusto fatto generatore
- Fatturare la ricorrenza
- Non dimenticare nulla
Fatturare giusto e senza errori
- Partire da ordine e consegna
- Giustificare il fuori forfait
- Evitare il re-inserimento
- Controllare prima dell'emissione
Mettere in sicurezza il rischio cliente
- Tenere l'esposizione cliente
- Fissare limiti di credito
- Esigere acconti
- Adattare le condizioni
Recuperare con metodo
- Seguire le scadenze
- Sollecitare con cadenza
- Gestire le contestazioni
- Escalare
Incassare e riconciliare
- Registrare gli incassi
- Abbinare incassi e fatture
- Gestire gli scostamenti
- Chiudere in modo pulito
Pilotare tesoreria e crediti
- Misurare il DSO
- Seguire lo scaduto per anzianità
- Prevedere gli incassi
- Ridurre i ritardi
Conformità e governance
obiettivo trasversaleContabilità e banche
Dall'integrazione al reporting
Produrre conti affidabili e conformi, nei tempi, con una tesoreria controllata, alimentati automaticamente dalle operazioni.
Contabilità affidabile e integrata
- Integrare automaticamente le operazioni
- Tenere la contabilità generale
- Registrare le scritture di commessa
- Garantire l'equilibrio
Conformità fiscale e legale
- Gestire l'IVA
- Rispettare i principi contabili
- Rispettare le scadenze
- Gestire le specificità locali
Padroneggiare tesoreria e banche
- Tenere i conti bancari
- Riconciliare la banca
- Seguire i flussi
- Prevedere la tesoreria
Chiudere nei tempi
- Organizzare la chiusura
- Gestire il cut-off
- Controllare prima della chiusura
- Ridurre i tempi
Reporting e consolidamento
- Produrre i bilanci d'esercizio
- Alimentare il reporting di gruppo
- Gestire le valute
- Collegare al pilotaggio
Mettere in sicurezza e controllare
- Separare i compiti
- Tenere la pista di controllo
- Gestire i diritti
- Controllo interno
Anagrafiche e interfacce
obiettivo trasversaleControllo di commessa
Dal budget alla chiusura
Padroneggiare il margine di ogni commessa, dal budget alla chiusura, anticipando le derive e affidabilizzando il risultato.
Budget di riferimento affidabile
- Riprendere il preventivo approvato
- Strutturare il budget
- Congelare un riferimento
- Tracciare le varianti
Costi reali e impegni
- Captare le ore valorizzate
- Captare gli acquisti
- Includere il subappalto
- Distinguere impegnato, registrato, pagato
Ricavi e da fatturare
- Captare la fatturazione emessa
- Seguire il da fatturare
- Collegare all'avanzamento
- Seguire gli acconti
Proiettare a finire
- Stimare i lavori a finire
- Calcolare il costo a finire
- Calcolare il margine a finire
- Rivedere regolarmente
Riconoscere il risultato correttamente
- Misurare l'avanzamento
- Riconoscere il ricavo
- Gestire i lavori in corso
- Accantonare le perdite
Pilotare, allertare, rivedere
- Tenere una revisione di commessa
- Rilevare le derive
- Allertare
- Decidere
Alimentare il pilotaggio di gruppo
obiettivo trasversaleChi struttura prima di scegliere uno strumento
Questo metodo è per le aziende che lavorano su commessa: ingegneria, integrazione, impianti su misura, progetti su capitolato. Per chi avvia un ERP o una trasformazione e vuole partire dal mestiere, non dal software.
L'approccio è pubblico. L'inquadramento è un incarico.
Leggere questi alberi non costa nulla. Inquadrare il vostro sistema informativo significa confrontare questi target con la vostra realtà, dominio per dominio, con i vostri team.
- Descrivere i processi target dei vostri domini, senza presupporre uno strumento.
- Confrontare ogni target con il vostro funzionamento reale, in workshop.
- Inquadrare il bisogno e formalizzarlo per la scelta dello strumento.
- Preparare e condurre i workshop con i vostri reparti.
- Pilotare il progetto di trasformazione nel tempo.
Un ERP, una trasformazione da inquadrare?
Partiamo dai vostri processi, non da uno strumento.
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