Descrivere il processo target prima di scegliere lo strumento.
La maggior parte dei progetti ERP comincia con una lista di software e una serie di dimostrazioni. È il punto di partenza più naturale, e il più costoso. Ecco il percorso inverso, quello che pratichiamo in missione: partire dai processi, e guardare gli strumenti solo quando il bisogno è stabilito.
Quando il progetto comincia dallo strumento
La storia è sempre la stessa. Un'azienda decide di cambiare sistema. Stila una lista di editori, assiste alle dimostrazioni, compila una matrice di confronto, sceglie. Il capitolato, quando esiste, è spesso ricopiato da un modello trovato altrove: centinaia di righe di funzioni, senza gerarchia, senza legame con il modo in cui l'azienda lavora davvero.
Il seguito è meccanico. Lo strumento scelto impone la sua logica. I team scoprono durante il rilascio che i loro modi di lavorare non ci entrano. Si personalizza, si moltiplicano le soluzioni di ripiego, i costi derivano, la fiducia si erode. Nei casi gravi l'azienda si ritrova con un sistema che nessuno padroneggia e processi che nessuno sa più descrivere.
Il problema non è quasi mai lo strumento in sé. Gli ERP di mercato sono maturi. Il problema è che nessuno ha stabilito, prima di scegliere, che cosa l'azienda si aspettava dai suoi processi.
Quattro tempi, in questo ordine
L'inquadramento non è una formalità amministrativa prima del vero progetto. È il momento in cui l'azienda decide che cosa vuole diventare. Quattro tempi, e l'ordine conta.
Descrivere il processo target, senza strumento in mente
Dominio per dominio, si descrive come le cose dovrebbero funzionare: che cosa deve produrre il processo, per chi, con quali regole. Il formato che funziona è l'albero di obiettivi: un obiettivo maestro per dominio, declinato in obiettivi concreti, dal generale al fine.
- In workshop, con chi fa il lavoro
- Nessun nome di software durante queste sedute
- Un vocabolario comune posato dall'inizio
Confrontare il target con la realtà
Si riprende ogni obiettivo e lo si confronta con il funzionamento attuale. Tre constatazioni possibili: è già acquisito, è uno scarto sopportabile, è un irritante che costa. Questo confronto produce la materia del bisogno.
- Gli scarti sono nominati e illustrati con casi reali
- Ciò che funziona è protetto, non solo ciò che manca
- Gli irritanti sono quantificati quando è possibile
Ricavarne il bisogno, gerarchizzato
Il bisogno nasce dal confronto, non da un modello ricopiato. Ogni requisito si aggancia a un obiettivo e a uno scarto constatato. Questo legame cambia tutto: si sa perché ogni riga esiste, e si può arbitrare.
- Requisiti legati agli obiettivi, non un inventario
- Una gerarchia: indispensabile, utile, accessorio
- Un dossier di consultazione corto e difendibile
Scegliere lo strumento, per ultimo
Le dimostrazioni si fanno allora sui vostri scenari, non sul percorso standard dell'editore. Ogni candidato svolge i vostri casi, con i vostri dati, davanti ai vostri team. Lo scarto tra i discorsi e i prodotti diventa visibile.
- Scenari di dimostrazione tratti dai processi target
- Gli stessi casi per tutti i candidati
- I team valutano, non solo la direzione
Che cosa produce concretamente un inquadramento
Un inquadramento serio sta in quattro risultati. Gli alberi di obiettivi, uno per dominio, che fissano il target. La descrizione dei processi target, corta, leggibile da un dirigente come da un operativo. La lista degli scarti tra il target e la realtà, gerarchizzata. Il dossier di consultazione, che traduce il tutto per gli editori, scenari di dimostrazione compresi.
Questi documenti sopravvivono alla scelta dello strumento. Servono poi da riferimento per la parametrizzazione, per il collaudo, per l'accompagnamento al cambiamento. Uno scarto tra ciò che consegna l'integratore e ciò che dice il dossier di inquadramento si vede subito.
Quattro modi di sbagliare un inquadramento
Ricopiare un capitolato tipo
Ottocento righe di funzioni spuntate come indispensabili non dicono nulla della vostra azienda. Gli editori rispondono tutti sì, e la scelta si fa alla fine sulla dimostrazione standard.
Lasciare la dimostrazione all'editore
Il percorso standard di un editore mostra ciò che il prodotto fa meglio. I vostri scenari mostrano ciò che farà da voi. Sono due informazioni diverse, e una sola conta.
Inquadrare senza i team
Un processo target descritto a porte chiuse dalla direzione o da un consulente solo sarà contestato al primo workshop di rilascio. Il target si costruisce con chi farà girare il sistema.
Voler coprire tutto
Non tutto è uno scarto critico. Un inquadramento che non gerarchizza produce un progetto impossibile da tenere. Il coraggio dell'inquadramento è dire che cosa aspetterà.
Come si presenta un target ben descritto
Per un'azienda che lavora a commessa, ingegneria, impianti su misura, progetti su capitolato, la catena completa si descrive in otto domini: commerciale, distinte base, acquisti, acquisti a valle, gestione delle ore, fatturazione, contabilità, e il controllo di commessa che attraversa tutto. Ognuno si sviluppa in un albero di obiettivi.
Gli otto alberi di obiettivi, pubblicati in chiaro
La pagina Metodo sviluppa gli otto domini, obiettivo per obiettivo. È il punto di partenza dei nostri inquadramenti.
Un ERP, una trasformazione da inquadrare?
Partiamo dai vostri processi, non da uno strumento.
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