Le process avant l'outil.
Un projet ERP qui commence par l'outil se trompe de point de départ. On choisit un logiciel, puis on tord le métier pour entrer dedans. La bonne méthode part du process. On le décrit comme il devrait être, sans aucun outil en tête. On le confronte au réel de l'entreprise. Le besoin sort de cette confrontation, pas d'un cahier des charges recopié.
Les process, d'un bout à l'autre
Voici les process d'une entreprise à l'affaire, de la vente à la clôture. Huit domaines, et la façon dont ils s'enchaînent.
Cadrer l'affaire
Commercial
De l'opportunité à la commande, un courant d'affaires rentable.
›Nomenclatures
Le pivot technique, réutilisable d'une affaire à l'autre.
Réaliser
Achats
Sécuriser la marge et les délais par des achats maîtrisés.
›Achats aval
Ne payer que ce qui est réellement dû, au bon moment.
›Gestion des heures
Le temps réel par affaire et par activité.
Suivi financier des affaires
Maîtriser la marge, du budget à la clôture. Il traverse toute la chaîne.
Cadre analytique commun
L'affaire en objet premier, l'activité portée par la tâche.
Trois temps. On cadre l'affaire, on la réalise, on la facture et on la comptabilise. Le suivi financier traverse tout, du budget à la clôture. Le cadre analytique est le socle, tout se lit par affaire et par activité. Chaque domaine se déplie en un arbre d'objectifs, du général au plus fin. Ouvrez une carte pour voir le détail.
Huit arbres d'objectifs
Chaque domaine, du plus macro à l'objectif le plus fin. Chaque niveau détaille le précédent par objectif poursuivi.
Commercial
De l'opportunité à la commande
Développer un courant d'affaires rentable et durable.
Connaître toutes les opportunités
- Définir marchés cibles et proposition de valeur
- Identifier les comptes cibles
- Capter les signaux en amont
- Centraliser toute opportunité
Cibler les affaires à forte valeur
- Qualifier le besoin
- Évaluer l'attractivité
- Décider Go ou No-Go
- Prioriser le pipeline
Répondre vite et bien
- Accuser réception et cadencer
- Comprendre en profondeur
- Construire une réponse professionnelle
- Mobiliser les bonnes expertises
Chiffrer juste et rester compétitif
- Structurer le chiffrage
- Adapter la logique à la prestation
- Fiabiliser les coûts
- Couvrir les risques
- Construire le prix de vente
- Valider avant l'envoi
Conclure et sécuriser la commande
- Présenter et défendre l'offre
- Négocier dans des limites définies
- Relancer avec méthode
- Sécuriser la commande
- Transférer proprement au projet
Fidéliser et capitaliser
- Suivre la relation après commande
- Détecter les besoins récurrents
- Transformer les affaires en références
- Capitaliser le savoir
Piloter par la donnée
objectif transversalNomenclatures
Le pivot technique de l'affaire
Structurer chaque affaire autour d'une nomenclature unique et fiable, réutilisable d'une affaire à l'autre, qui alimente le chiffrage, les achats et l'exécution sans ressaisie.
Structurer le produit
- Décomposer en niveaux
- Distinguer fabriqué et acheté
- Rattacher les données techniques
- Garder une structure homogène
Normaliser et codifier
- Codifier les articles
- Tenir un référentiel structuré
- Éviter les doublons
- Distinguer standard et spécifique
Réutiliser et capitaliser
- Constituer une bibliothèque de modules
- Réutiliser les composants connus
- Enrichir à chaque affaire
- Mesurer la réutilisation
Construire au bon moment
- Nomenclature estimative au devis
- Nomenclature définitive ensuite
- Pas de reconstruction
- Tracer le passage
Maîtriser les évolutions
- Versionner
- Gérer les modifications
- Gérer les variantes
- Geler une version de référence
Alimenter toute la chaîne
- Vers le chiffrage
- Vers les achats
- Vers l'exécution
- Sans ressaisie
Gouverner le référentiel
objectif transversalAchats
Du besoin à la commande fournisseur
Sécuriser la marge et les délais des affaires par des achats maîtrisés, fiables et capitalisés.
Traduire fidèlement le besoin
- Partir des nomenclatures
- Calculer le besoin net
- Figer et tracer le besoin
- Normaliser les articles
Acheter au juste coût
- Mettre en concurrence
- S'appuyer sur un panel qualifié
- Regrouper les volumes
- Arbitrer sur la valeur
Sécuriser les délais
- Anticiper
- Suivre les délais
- Relancer et alerter
- Gérer les aléas
Maîtriser qualité et risque fournisseur
- Qualifier les fournisseurs
- Contrôler à réception
- Gérer les écarts
- Réduire la dépendance
Fiabiliser la dépense
- Commander proprement
- Rapprocher à trois niveaux
- Traiter les écarts de facturation
- Sécuriser le bon à payer
Capitaliser et mutualiser
- Tenir des référentiels propres
- Alimenter une base de prix
- Mesurer la performance fournisseurs
- Mutualiser au niveau groupe
Piloter par la donnée
objectif transversalAchats aval
Réception, facture, paiement
Ne payer que ce qui est réellement dû, au bon moment, en sécurisant la réception, la dépense et la trésorerie.
Réceptionner juste
- Contrôler quantité et qualité
- Relier à la commande et à l'affaire
- Gérer les écarts
- Tracer l'entrée
Contrôler la dépense
- Rapprocher à trois niveaux
- Traiter les écarts
- Valider le bon à payer
- Encadrer les cas sans commande
Payer au bon moment
- Tenir l'échéancier fournisseur
- Optimiser le moment du paiement
- Préparer la mise en paiement
- Lettrer le paiement
Maîtriser le stock et les en-cours
- Tenir une vue unique du stock
- Valoriser
- Alimenter le besoin net
- Suivre les en-cours d'affaire
Sécuriser et prévenir la fraude
- Séparer les tâches
- Contrôler les coordonnées bancaires
- Détecter les doublons
- Tracer et auditer
Piloter la dette et la trésorerie
- Mesurer le délai de paiement
- Suivre la dette fournisseur
- Prévoir les décaissements
- Équilibrer
Conformité et gouvernance
objectif transversalGestion des heures
Le temps passé, par affaire et activité
Connaître le temps réellement passé par affaire et par activité, de façon fiable et sans friction, pour maîtriser les coûts, piloter la charge et capitaliser.
Saisir simplement et régulièrement
- Saisie accessible
- Saisie fréquente
- Saisie guidée
- Couvrir les temps utiles
Affecter au bon niveau
- Par affaire
- Par activité
- Par lot ou tâche
- Forfait et hors forfait
Relier au chiffrage et au budget
- Reprendre la structure du chiffrage
- Suivre la consommation
- Alerter sur les dépassements
- Mesurer l'écart
Piloter la charge et la capacité
- Connaître la disponibilité
- Planifier la charge
- Anticiper les goulets
- Arbitrer
Valider et fiabiliser
- Valider par le responsable
- Contrôler la cohérence
- Clore les périodes
- Tracer les corrections
Capitaliser
- Alimenter la base de coûts
- Améliorer les chiffrages
- Constituer des ratios
- Mesurer la fiabilité
Gouverner
objectif transversalFacturation
De la commande à l'encaissement
Transformer la valeur livrée en trésorerie, vite et sans perte : facturer au bon moment et sans erreur, recouvrer avec méthode, encaisser et rapprocher proprement.
Facturer au bon moment
- Plan de facturation par affaire
- Bon fait générateur
- Facturer la récurrence
- Ne rien oublier
Facturer juste et sans erreur
- Partir de la commande et de la livraison
- Justifier le hors forfait
- Éviter la ressaisie
- Contrôler avant émission
Sécuriser le risque client
- Tenir l'encours client
- Fixer des limites de crédit
- Exiger des acomptes
- Adapter les conditions
Recouvrer avec méthode
- Suivre les échéances
- Relancer de façon cadencée
- Gérer les litiges
- Escalader
Encaisser et rapprocher
- Enregistrer les règlements
- Lettrer
- Traiter les écarts
- Solder proprement
Piloter trésorerie et poste client
- Mesurer le DSO
- Suivre la balance âgée
- Prévoir les encaissements
- Réduire les retards
Conformité et gouvernance
objectif transversalComptabilité et banques
De l'intégration au reporting
Produire des comptes fiables et conformes, dans les délais, avec une trésorerie maîtrisée, alimentés automatiquement par les opérations.
Comptabilité fiable et intégrée
- Intégrer automatiquement les opérations
- Tenir le grand livre
- Comptabiliser les opérations d'affaire
- Garantir l'équilibre
Conformité fiscale et légale
- Gérer la TVA
- Respecter les normes comptables
- Tenir les échéances
- Gérer les spécificités locales
Maîtriser trésorerie et banques
- Tenir les comptes bancaires
- Rapprocher la banque
- Suivre les flux
- Prévoir la trésorerie
Clôturer dans les délais
- Organiser la clôture
- Gérer le cut-off
- Contrôler avant clôture
- Réduire le délai
Reporting et consolidation
- Produire les comptes statutaires
- Alimenter le reporting groupe
- Gérer les devises
- Relier au pilotage
Sécuriser et contrôler
- Séparer les tâches
- Tenir la piste d'audit
- Gérer les droits
- Contrôle interne
Référentiels et interfaces
objectif transversalSuivi financier des affaires
Du budget à la clôture
Maîtriser la marge de chaque affaire, du budget à la clôture, en anticipant les dérives et en fiabilisant le résultat.
Budget de référence fiable
- Reprendre le chiffrage validé
- Structurer le budget
- Figer une référence
- Tracer les avenants
Coûts réels et engagements
- Capter les heures valorisées
- Capter les achats
- Intégrer la sous-traitance
- Distinguer engagé, comptabilisé, payé
Revenus et reste à facturer
- Capter la facturation émise
- Suivre le reste à facturer
- Relier à l'avancement
- Suivre les acomptes
Projeter la terminaison
- Estimer le reste à faire
- Calculer le coût à terminaison
- Calculer la marge à terminaison
- Réviser régulièrement
Reconnaître le résultat
- Mesurer l'avancement
- Reconnaître le revenu
- Gérer les en-cours
- Provisionner les pertes
Piloter, alerter, réviser
- Tenir une revue d'affaire
- Détecter les dérives
- Alerter
- Décider
Alimenter le pilotage du groupe
objectif transversalCeux qui structurent avant de choisir un outil
Cette méthode s'adresse aux entreprises à l'affaire : ingénierie, intégration, équipements sur mesure, projets sur cahier des charges. À celles qui lancent un ERP ou une transformation et veulent partir du métier, pas du logiciel.
L'approche est publique. Le cadrage est une mission.
Lire ces arbres ne coûte rien. Cadrer votre système d'information demande de confronter ces cibles à votre réel, domaine par domaine, avec vos équipes.
- Décrire les process cibles de vos domaines, sans présupposer d'outil.
- Confronter chaque cible à votre fonctionnement réel, en atelier.
- Cadrer le besoin et le formaliser pour le choix d'outil.
- Préparer et animer les ateliers avec vos métiers.
- Piloter le projet de transformation dans la durée.